Pe această pagină sunt adunate, grupate pe rânduieli, toate modulele platformei Arhondaric — un program pentru arhondaric dăruit sfintelor mănăstiri ortodoxe din România. Este un software gratuit pentru mănăstiri, fără taxe și fără abonament, iar mai jos fiecare modul este arătat pe scurt: ce face, concret, în lucrul de zi cu zi al părintelui arhondar — de la gestionarea cazării pelerinilor până la camerele mănăstirii, mesele de la trapeză și evidența celor ce au trecut pe la poartă. Nu sunt de trebuință cunoștințe tehnice pentru a le folosi, iar modulele de care o mănăstire nu are nevoie pot fi oprite.
Cereri de cazare prin internet. Pelerinul își cere binecuvântare de cazare de pe telefonul sau calculatorul lui, fără să mai fie nevoit să sune ori să scrie la mănăstire. Formularul este simplu; perioada și numărul de persoane sunt verificate de la sine, adresa de email este confirmată pentru a se feri de cererile întâmplătoare, iar fiecare cerere primește un cod al ei. Tot aici lucrează și apărarea împotriva cererilor trimise de roboți, precum și lista orașelor din România.
Verificarea cererii de către pelerin. Cu codul de rezervare și cu emailul său, pelerinul vede singur în ce stare se află cererea — în așteptare, încuviințată sau refuzată — și care sunt camera și clădirea ce i-au fost rânduite. Dacă mănăstirea a pus o hartă, o află și pe aceasta; tot de aici își poate anula cererea, dacă nu mai poate veni. Astfel, pelerinul nu mai este nevoit să sune la mănăstire ca să afle dacă cererea i-a fost încuviințată.
Cercetarea și aprobarea cererilor. Părintele arhondar are într-un singur loc toate cererile aflate în așteptare și le poate încuviința sau refuza, alegând camerele potrivite după rânduiala mănăstirii. Cererile pot fi filtrate după dată, după oraș, după nume sau după eveniment, locurile slobode sunt verificate de la sine, iar când vin mai multe persoane, ele pot fi așezate deodată în mai multe camere. Pentru pelerinii care sună la telefon, părintele poate adăuga o rezervare manuală.
Bilet de binecuvântare cu cod QR. Pentru o cerere încuviințată se face un document tipăribil, trimis pe email, care cuprinde ziua sosirii, camera, numărul de persoane, codul rezervării și un cod QR, spre o mai lesnicioasă identificare la sosire.
Sosirea și plecarea pelerinilor. În platformă se însemnează când pelerinul a sosit cu adevărat la mănăstire și când a plecat, se vede lista celor așteptați în ziua curentă, iar camera se eliberează pentru alții atunci când cineva pleacă mai devreme decât era rânduit. Pelerinii primesc de la sine înștiințarea despre apropierea sosirii și mulțumirea de la plecare.
Aici am arătat doar ce module există. Despre felul în care ele lucrează împreună, ca un sistem de rezervări pentru mănăstiri — de la cererea pelerinului până la plecarea lui — am scris pe pagina despre rezervări și cazarea pelerinilor.
Rânduirea spațiilor mănăstirii. Toate clădirile — corpul arhondaricului, casa de oaspeți și celelalte — se așază în platformă împreună cu camerele lor: numărul camerei, numărul de paturi, așezarea ei (etajul, partea cu biserica) și îndemnul ce îi este propriu: pentru bărbați, pentru femei sau pentru protocol. Camerele sunt grupate pe clădiri, iar descrierea camerei ajunge și la pelerin, pe email.
Calendar al cazărilor. O privire vizuală asupra întregii luni arată pe ce zile sunt cazări multe, pe ce zile este mai liber și când cad evenimentele. Calendarul poate fi văzut sub formă de tabel pe camere sau ca un calendar lunar, după cum îi este mai la îndemână părintelui.
Evenimente speciale și hramuri. Pentru hramuri, pelerinaje organizate, tabere de tineret, retrageri duhovnicești sau zile cu mulți pelerini, se poate așeza un eveniment în calendar. Pentru el se pot deschide înscrieri separate, pelerinul arătând în cererea sa evenimentul la care dorește să vină; se pot rândui organizatori dedicați, cu drepturi mărginite doar la evenimentul lor, și se văd deosebit cei care vin pentru fiecare eveniment în parte.
Întrajutorare la drum. Mulți pelerini pornesc spre mănăstire din același oraș, dar nu se cunosc între ei. Platforma îi ajută să se întâlnească: fiecare poate anunța dacă oferă locuri în mașină sau dacă le caută, atât pentru drumul către mănăstire, cât și pentru cel de întoarcere, iar când apare o cerere potrivită unei oferte, înștiințarea pleacă de la sine. Părinții arhondari nu trebuie să mijlocească.
Opis al pelerinilor. Toți pelerinii care au trecut vreodată pe la sfânta mănăstire rămân într-o listă, cu istoricul vizitelor lor, așa încât cei ce revin sunt recunoscuți de la sine. Părintele arhondar poate adăuga observații duhovnicești sau practice, ținute în taină, spre a-i primi la următoarea venire cu cunoștința celor cuvenite. Aceasta este, în fond, evidența pelerinilor mănăstirii, ținută fără agende și fără hârtii.
Ajutor pentru trapeză și bucătărie. Părintele bucătar sau frații rânduiți la trapeză văd dintr-o privire câți pelerini sunt așteptați la fiecare masă — mic dejun, prânz și cină — în zilele ce vin, pe zile, pe săptămâni sau pe luni. Orarul meselor se rânduiește după obiceiul mănăstirii, iar hrana se poate pregăti pe măsura nevoii, nici cu prisos, nici cu lipsă.
Rapoarte și evidențe. Pentru obștea care dorește o privire mai amănunțită — pe luni, pe ani sau pe perioade anume — sunt rânduite rapoarte care arată câți pelerini au venit, din ce locuri, cu ce vârste și cât au stat.
Vederi de ansamblu și statistici. Platforma are mai multe panouri cu rezumate vizuale, fiecare cu rostul lui:
Înștiințări pe email, fără osteneală. Confirmarea cererii, biletul de cazare, amintirea zilei de sosire și mulțumirea de la plecare sunt trimise de platformă, fără ca părinții să scrie fiecare email în parte. Textele tuturor înștiințărilor pot fi schimbate de părinți, după specificul și tradiția mănăstirii, se păstrează un istoric al celor trimise și se poate vedea dacă înștiințarea a ajuns și dacă a fost citită.
Pagini personalizabile pentru site. Pe lângă formularul de rezervare, sfânta mănăstire poate avea propriul site, cu pagini pe care le scrie și le schimbă singură: „Despre noi”, „Cum ajungeți”, „Programul bisericii” și altele. Editorul este vizual, ca un caiet de scris pe computer, fără cunoștințe tehnice; se pot încărca poze și documente, iar paginile se așază în meniul principal după voia părinților.
Mai mulți utilizatori cu drepturi felurite. Platforma poate fi folosită de mai mulți părinți deodată, fiecare la rânduiala sa: părintele stareț poate vedea totul, părintele arhondar are acces la cazări, iar organizatorii de tabere văd doar evenimentele lor.
Rânduieli și setări. Părinții așază singuri orele de sosire și de plecare, orele meselor, pornesc sau opresc modulele de care au ori nu au trebuință — transportul, evenimentele, mesele — și pot schimba culorile, logo-ul și antetul site-ului, după cum se cuvine fiecărei mănăstiri.
Funcționează pe orice unealtă. Toate cele de mai sus se folosesc deopotrivă de pe calculator, de pe tabletă sau de pe telefon, fără să fie nevoie să descărcați ceva: este o aplicație de gestionare a pelerinilor care se deschide în browser. Părintele arhondar poate încuviința o cerere de cazare aflat la trapeză sau la slujbă, dacă este nevoie.
Astfel rânduite, modulele alcătuiesc un program gratuit pentru cazare la mănăstire, gândit pentru rânduiala mănăstirească, nu pentru un hotel: nimic nu se confirmă singur, ci fiecare cerere trece pe la părintele rânduit.
Da. Fiecare clădire și fiecare cameră se așază în platformă cu numărul de paturi, cu așezarea ei și cu îndemnul ce îi este propriu — pentru bărbați, pentru femei sau pentru protocol — camerele fiind grupate pe clădiri. Când o cerere este încuviințată, locurile slobode sunt verificate de la sine, iar ocuparea camerelor se vede în panoul de ocupare și în calendarul sub formă de tabel pe camere.
Da. În cerere se arată numărul de persoane, iar părintele arhondar le poate așeza deodată în mai multe camere, atunci când nu încap într-una singură. Pentru tabere, hramuri și pelerinaje organizate există modulul de evenimente, cu înscriere separată și cu organizatori care se ocupă doar de evenimentul lor. Pentru grupurile care sună la telefon, părintele poate adăuga o rezervare manuală.
Da. Din setări, părinții pornesc sau opresc modulele după trebuință — bunăoară transportul între pelerini, evenimentele sau mesele — și tot de acolo rânduiesc orele de sosire și de plecare, orele meselor și înfățișarea site-ului: culorile, logo-ul și antetul.