Mănăstirea Oașa — Arhondaric în lucrare de zi cu zi

De unde a pornit lucrarea aceasta

Platforma nu a fost gândită la masa de lucru a cuiva care voia să vândă un program mănăstirilor. A fost gândită și plămădită de un pelerin al Sfintei Mănăstiri Oașa, ca prinos al recunoștinței față de obștea care l-a primit cu drag.

Abia după ce s-a văzut că vine în ajutorul părinților la primirea pelerinilor s-a luat hotărârea ca ea să fie împărțită și cu alte sfinte mănăstiri, ca un mic ajutor în lucrarea pe care Dumnezeu le-a rânduit-o. Numele Oașei este pomenit aici nu ca laudă și nici ca reclamă, ci pentru că de acolo a pornit totul și pentru că acolo se vede platforma lucrând.

Osteneala pe care o cunoaște orice părinte arhondar

Grija arhondaricului nu este una mică. Cererile de cazare vin pe unde apucă fiecare: la telefon, pe email, prin mesaje, prin cunoscuți. Ele se așază apoi pe agende, pe foi, pe caiete, iar când vine ziua sosirii trebuie căutate prin toate acestea deodată.

Din aceeași pricină se naște și cealaltă greutate: să știi limpede cine vine, când vine și unde se așază. Câte locuri au mai rămas slobode în chilii, cine a plecat mai devreme decât era rânduit, câți meseni se vor afla mâine la trapeză. Toate acestea se pot ține minte, dar cu multă osteneală și cu primejdia de a greși.

Aceasta este grija pe care platforma caută să o ușureze: ca părintele arhondar să aibă mai puțină grijă pentru hârtii și mai multă vreme pentru sufletele celor ce vin.

Ce se ia de pe umerii părintelui arhondar

Cel dintâi folos care se simte în lucrarea de fiecare zi este că toate cererile de cazare ajung într-un singur loc, ușor de cercetat. Nu se mai pierde vreme căutând pe agende, pe hârtii sau prin mesaje vechi.

Apoi, pelerinii sunt înștiințați de la sine, prin email, despre primirea cererii, despre ziua sosirii și despre chilia ce le-a fost rânduită. Părintele arhondar nu mai este nevoit să răspundă fiecăruia în parte.

Mai este și vederea de sus asupra obștii: se află oricând câți pelerini se găsesc în mănăstire, câte locuri sunt slobode, câte mese se vor servi mâine. O privire scurtă spune totul.

Și, peste toate, lucrarea aceasta se poate purta cu sine. Platforma se deschide deopotrivă pe calculator, pe tabletă și pe telefon, fără să se instaleze nimic, așa încât părintele arhondar nu mai este legat de o masă de scris.

Cum ajung cererile de cazare

Pelerinul care dorește să vină la mănăstire își cere binecuvântare de cazare de pe telefonul sau calculatorul lui, printr-un formular simplu, fără să mai fie nevoit să sune. Cererea ajunge îndată la părintele arhondar, care o cercetează și o aprobă sau o refuză după rânduiala mănăstirii. Nimic nu se confirmă de la sine.

Ca să nu se adune cereri întâmplătoare, adresa de email a pelerinului este confirmată, iar formularul este apărat împotriva cererilor trimise de roboți. Fiecare cerere primește un cod al ei, cu care pelerinul poate vedea mai apoi în ce stare se află, fără să mai sune la mănăstire.

Pentru cei care nu au email sau internet, rânduiala veche rămâne neschimbată: părintele arhondar adaugă el însuși rezervarea în sistem, așa cum ar scrie-o în caiet când cineva sună la telefon. Aceste rezervări merg mai departe întocmai ca și celelalte. Este, în fond, un sistem de rezervări gândit pentru mănăstiri, nu pentru hoteluri: nimic nu se încuviințează fără știrea unui părinte.

formular simplu, potrivit pentru orice pelerin, cu lista orașelor din România
verificarea perioadei și a numărului de persoane la trimiterea cererii
cod de rezervare propriu fiecărei cereri
cercetarea cererilor cu filtrare după dată, oraș, nume sau eveniment
rezervare adăugată de mână, pentru cei care sună la poartă sau la telefon

Cum se rânduiesc chiliile

Înainte de toate, așezarea mănăstirii intră în sistem așa cum este ea: corpul arhondaricului, casa de oaspeți și celelalte clădiri, fiecare cu chiliile ei, cu numărul paturilor, cu locul unde se află — etajul, partea dinspre biserică — și cu îndemnul ce le este propriu: pentru bărbați, pentru femei, pentru familii sau pentru protocol. Aceasta este, în fapt, toată gestionarea camerelor mănăstirii: o oglindă a ceea ce există deja.

Când părintele arhondar încuviințează o cerere, alege chilia potrivită. Dacă vin mai multe persoane deodată, le poate așeza în mai multe chilii, iar locurile slobode sunt verificate de la sine, ca să nu se așeze doi pelerini în același pat.

Descrierea chiliei ajunge și la pelerin, pe email, ca să știe dinainte unde se va așeza și încotro să o ia când sosește.

Cum se ține evidența pelerinilor

Toți pelerinii care au trecut prin sfânta mănăstire rămân într-un opis, cu istoricul vizitelor lor. Când cineva revine, este recunoscut de la sine, fără ca părintele să caute prin însemnările vechi.

Opisul este partea în care o aplicație de gestionare a pelerinilor se deosebește cel mai limpede de un program de hotel: nu o listă de clienți, ci o aducere-aminte a celor ce au trecut pe la poarta mănăstirii. La fiecare pelerin se pot adăuga observații — duhovnicești sau practice — care rămân doar între părinții cu drept de a le vedea. Aceste însemnări sunt ale mănăstirii și nu ies din ea.

Datele pelerinilor se află pe serverul mănăstirii și nu sunt trimise nicăieri. Nici cel care a făcut platforma nu are acces la ele. Din această pricină, nimic din evidența de la Oașa nu este arătat aici.

Cum se socotesc mesele la trapeză

Părintele bucătar sau frații rânduiți la trapeză văd cu o privire câți meseni sunt așteptați la fiecare masă — la mic dejun, la prânz și la cină — în zilele ce vin. Vederea se poate face pe zile, pe săptămâni sau pe luni.

Orarul meselor se așază după obiceiul mănăstirii, nu după vreun tipar străin. Folosul este cel știut de toți cei ce au avut ascultare la bucătărie: să nu fie prisos, ci nici lipsă.

Hramuri, pelerinaje și tabere

Zilele cu mulți pelerini cer altă rânduială decât zilele obișnuite. Pentru hram, pentru un pelerinaj organizat, pentru o tabără de tineret sau pentru o retragere duhovnicească, se așază un eveniment în calendar, iar pelerinii își fac cererea arătând la ce eveniment vin.

Astfel părinții văd deosebit cine vine pentru fiecare eveniment în parte. Pentru tabere se pot rândui organizatori cu drepturi limitate doar la evenimentul lor: ei își văd înscrișii, dar nu și celelalte cazări ale mănăstirii.

Sosirea și plecarea pelerinilor

După ce cererea este încuviințată, pelerinul primește pe email un bilet tipăribil, cu ziua sosirii, chilia, numărul de persoane, codul rezervării și un cod QR. Îl poate înfățișa la sosire, iar primirea se face mai repede.

În ziua curentă, părintele arhondar are înaintea lui lista celor așteptați. Însemnează cine a sosit și, mai apoi, cine a plecat. Dacă un pelerin pleacă mai devreme decât era rânduit, chilia se eliberează și poate fi dată altuia.

Pelerinul este înștiințat de la sine când se apropie ziua sosirii, iar la plecare primește o mulțumire. Părinții nu mai scriu aceste mesaje unul câte unul, iar textele lor pot fi schimbate după tradiția și cuvântul mănăstirii.

Ce vede părintele care ține arhondaricul

Iată, pe scurt, ce are înaintea ochilor părintele căruia i s-a dat ascultarea arhondaricului. Toate stau sub aceeași cheie și se deschid deopotrivă de la calculator sau de pe telefon, așa încât o cerere se poate încuviința și de la poarta mănăstirii, și din drum spre trapeză.

cererile aflate în așteptare, cu tot ce trebuie ca să fie cercetate
calendarul cazărilor, sub formă de tabel pe chilii sau pe luna întreagă
câți pelerini sunt acum în mănăstire, câți vin mâine, câți în săptămâna aceasta
ce chilii sunt ocupate și câte locuri au mai rămas slobode
câți pelerini se află în fiecare corp de clădire în parte
câți meseni sunt așteptați la fiecare masă
lista celor așteptați astăzi, pentru sosiri și plecări
opisul pelerinilor, cu istoricul vizitelor și cu observațiile părinților
rapoarte pe luni, pe ani sau pe perioade anume: de unde au venit pelerinii, cu ce vârste, cât au rămas

Ce vede pelerinul

Pelerinul nu vede nimic din cele de mai sus. El vede doar partea care îl privește, și aceea cât mai simplă, fiindcă mulți dintre cei ce vin la mănăstire nu sunt obișnuiți cu asemenea unelte.

un formular scurt prin care își cere binecuvântare de cazare
un email prin care își încredințează adresa, și un cod al rezervării sale
starea cererii — în așteptare, încuviințată sau refuzată — văzută cu codul și emailul său
chilia și clădirea unde va fi așezat, cu descrierea lor, și harta mănăstirii, dacă este pusă
biletul cu cod QR, primit pe email după încuviințare
înștiințarea dinaintea sosirii și mulțumirea de la plecare
putința de a-și anula singur cererea, dacă nu mai poate veni
înțelegerea cu alți pelerini din același oraș pentru împărțirea drumului, acolo unde acest modul este pornit
paginile obișnuite ale site-ului mănăstirii — despre obște, cum se ajunge, programul bisericii — scrise și schimbate chiar de părinți

Ce se poate vedea din afară

Site-ul public pe care îl folosesc pelerinii Sfintei Mănăstiri Oașa se află la arhondaricoasa.ro. Acolo se poate vedea cum arată partea dinspre pelerin.

Partea dinspre părinți — cercetarea cererilor, rânduirea chiliilor, opisul, panourile — nu este și nu poate fi deschisă, fiindcă în ea se află datele pelerinilor. Dacă aveți nelămuriri despre ea, ne puteți scrie și vom vorbi despre rânduiala mănăstirii dumneavoastră.

De ce nu veți găsi cifre pe această pagină

S-ar cădea, poate, să spunem aici câți pelerini se primesc, câte chilii sunt, câte cereri trec într-o lună. Nu o facem. Datele de exploatare ale arhondaricului sunt ale Sfintei Mănăstiri Oașa, iar ele nu se dau la iveală fără binecuvântarea părinților.

Am socotit că e mai bine să nu spunem nimic decât să spunem ceva ce nu ne aparține. Din aceeași pricină nu veți găsi aici nici chipuri ale ecranelor din platformă.

Dacă aceeași grijă este și la mănăstirea dumneavoastră

Ceea ce lucrează la Oașa — gestionarea cazării pelerinilor, de la cererea trimisă de acasă până la plecarea de la poartă — poate lucra, cu aceleași rânduieli, la orice mănăstire ortodoxă din România care primește pelerini, fie ea mare sau mică. Modulele care nu sunt de trebuință se pot opri, iar cele care sunt de folos se potrivesc după obiceiul locului.

Pentru mănăstire, acesta rămâne un program de cazare dat fără plată. Software-ul este zero lei: nu se percep taxe, nu există abonament și nu se solicită donații de la mănăstiri. Găzduirea pe un server rămâne în grija mănăstirii, însă, în limita resurselor pe care le avem, încercăm să o oferim și pe aceasta fără plată sfintelor mănăstiri ce nu o pot susține. Așezarea platformei pe server și învățarea părintelui care o va folosi sunt, de asemenea, fără plată.

Dacă socotiți cu cale, scrieți-ne prin pagina de înscriere sau la adresa contact@biq.ro și vom vorbi mai întâi despre rânduiala obștii dumneavoastră.

Întrebări frecvente

❦

Ce mănăstire folosește deja platforma?

Mănăstirea Oașa. Platforma a fost făcută întâi pentru rânduiala de acolo și este folosită zi de zi la primirea pelerinilor. Site-ul public pe care îl văd pelerinii poate fi cercetat la arhondaricoasa.ro.

Putem vedea cum lucrează platforma înainte de a o cere?

Partea dinspre pelerin se vede oricând la arhondaricoasa.ro, site-ul public pe care îl folosesc pelerinii Sfintei Mănăstiri Oașa. Partea dinspre părinți nu este deschisă, fiindcă în ea se află datele pelerinilor mănăstirii. Ne puteți scrie la contact@biq.ro sau prin pagina de înscriere și vom vorbi despre cum se potrivește platforma rânduielii mănăstirii dumneavoastră.

Mănăstirea Oașa, de unde a pornit această lucrare