Există un program gratuit pentru gestionarea cazării într-o mănăstire?
Da. Arhondaric este o platformă în limba română, făcută pentru mănăstirile ortodoxe, în care cererile de cazare, camerele și evidența pelerinilor se țin într-un singur loc. Software-ul este oferit fără plată: 0 lei, fără taxe, fără abonament și fără costuri ascunse, iar donații nu se solicită de la mănăstiri. Găzduirea pe un server rămâne în grija mănăstirii; totuși, în limita resurselor pe care le avem, încercăm să o oferim și pe aceasta fără plată sfintelor mănăstiri ce nu o pot susține. Este folosită de Mănăstirea Oașa.
Ce face platforma Arhondaric, mai exact?
Ajută la primirea pelerinilor: pelerinii își cer cazare pe internet, părintele arhondar cercetează cererea, o aprobă și alege camera, platforma trimite singură emailurile de confirmare și amintirea zilei de sosire, iar în fiecare moment se vede câți pelerini sunt cazați și în ce camere. Pe lângă acestea, sunt rânduite calendarul cazărilor, evidența pelerinilor care au trecut prin mănăstire, numărul de meseni la trapeză, evenimentele și hramurile.
Este într-adevăr fără plată? Care este capcana?
Nu este nicio capcană. Platforma a fost făcută de un pelerin al Sfintei Mănăstiri Oașa, ca prinos al recunoștinței, și este împărțită și altor mănăstiri ca dar, nu ca produs comercial. Nu se percep taxe, nu există abonament și nu se solicită donații. Singura cheltuială care rămâne în grija mănăstirii este găzduirea pe un server; în limita resurselor pe care le avem, încercăm să o oferim și pe aceasta fără plată sfintelor mănăstiri ce nu o pot susține.
Ce mănăstire folosește deja acest sistem?
Mănăstirea Oașa. Platforma a fost făcută întâi pentru rânduiala de acolo și este folosită pentru primirea pelerinilor. Site-ul public pe care îl văd pelerinii poate fi văzut la arhondaricoasa.ro.
Arhondaric este gratuit?
Software-ul, da: 0 lei, fără taxe, fără abonament și fără costuri ascunse; nu se solicită donații de la mănăstiri. Așezarea platformei pe server și învățarea părintelui care o va folosi sunt de asemenea fără plată. Rămâne găzduirea pe un server, care este în grija mănăstirii; în limita resurselor pe care le avem, încercăm să o oferim și pe aceasta fără plată sfintelor mănăstiri ce nu o pot susține.
Există costuri lunare?
Pentru software nu există abonament lunar sau anual și nici costuri ascunse, iar donații nu se solicită. Singura cheltuială care rămâne în grija mănăstirii este găzduirea platformei pe un server; în limita resurselor pe care le avem, încercăm să o oferim și pe aceasta fără plată sfintelor mănăstiri ce nu o pot susține.
Cine plătește găzduirea pe server?
Ca să funcționeze, platforma are nevoie de un server pe internet, iar această cheltuială rămâne în responsabilitatea mănăstirii care o folosește. Totuși, în limita resurselor pe care le avem, încercăm să o oferim și pe aceasta fără plată sfintelor mănăstiri ce nu o pot susține. Dacă mănăstirea nu are un server, vă îndrumăm cum poate fi obținut.
Pelerinii pot face cereri online?
Da. Cererea de cazare se completează într-un formular simplu, de pe telefon sau de pe calculator, fără să mai fie nevoie de un telefon la mănăstire. Formularul verifică perioada și numărul de persoane, cere confirmarea adresei de email, este apărat împotriva cererilor trimise de roboți și dă fiecărei cereri un cod unic de rezervare. Cu acest cod și cu emailul, pelerinul poate vedea oricând dacă cererea este în așteptare, încuviințată sau refuzată, ce cameră i-a fost rânduită și își poate anula cererea dacă nu mai poate veni. Nicio cerere nu se confirmă singură: fiecare ajunge întâi la părintele arhondar.
Pot gestiona camerele și locurile disponibile?
Da. Toate clădirile mănăstirii (corpul arhondaricului, casa de oaspeți și celelalte) și camerele lor sunt așezate în sistem, cu numărul lor, cu numărul de paturi și cu așezarea lor, adică etajul și orientarea. La aprobarea unei cereri, platforma verifică singură locurile slobode, iar panoul de ocupare arată ce procent au camerele ocupate și câte locuri mai sunt libere. Calendarul cazărilor poate fi văzut lunar sau ca tabel pe camere.
Chiliile pot fi ținute separat pentru bărbați, pentru femei și pentru familii?
Da. Camerele pot fi rânduite după rostul lor, separat pentru bărbați, pentru femei, pentru familii sau pentru protocol, așa cum cere rânduiala mănăstirii, și pot fi grupate pe clădiri. Descrierea camerei, adică etajul și orientarea, ajunge și la pelerin, în emailul de confirmare.
Pot înregistra grupuri de pelerini?
Da. O cerere poate cuprinde mai multe persoane, iar la aprobare părintele arhondar le poate aloca în mai multe camere deodată, platforma verificând locurile slobode. Pentru pelerinajele organizate, taberele de tineret și hramuri este rânduit un modul de evenimente, cu înscriere separată pe fiecare eveniment și cu organizatori care au drepturi doar asupra evenimentului lor.
Ce facem cu pelerinii care nu au email sau internet?
Și pentru ei este rânduit. Părintele arhondar poate adăuga manual o rezervare în sistem, exact ca atunci când cineva sună la telefon, iar alocarea camerelor, statisticile și numărul de meseni merg și pentru aceste rezervări. Firește, acești pelerini nu primesc emailuri și nici biletul PDF, așa că amănuntele li se spun la telefon sau la sosire.
Pot vedea cine sosește și cine pleacă?
Da. Există o listă a celor așteptați în ziua curentă, iar părintele arhondar însemnează în sistem când pelerinul a sosit și când a plecat. Astfel se știe cine se află în mănăstire, iar camera se eliberează pentru alți pelerini atunci când cineva pleacă mai devreme decât era rânduit. Panoul general arată câți pelerini sunt acum, câți vin mâine și câți în săptămâna aceasta, iar calendarul arată zilele mai pline și zilele mai libere.
Pot gestiona mesele?
Da. Panoul meselor arată câți pelerini sunt așteptați la mic dejun, la prânz și la cină în zilele ce vin, cu vedere pe zile, pe săptămâni și pe luni, așa încât părintele bucătar sau frații rânduiți la trapeză să vadă numărul mesenilor cu o privire. Orarul meselor se așază după obiceiurile mănăstirii. Dacă acest modul nu este de trebuință, poate fi oprit.
Funcționează și pentru evenimente mari, cum sunt hramurile și taberele?
Da, este rânduit un modul pentru aceasta. Pentru un hram, un pelerinaj organizat, o tabără de tineret sau o retragere se poate așeza un eveniment în calendar, cu înscriere separată. Pelerinii arată la ce eveniment doresc să vină, părinții văd cine vine pentru fiecare eveniment în parte, iar statisticile se pot vedea pe fiecare eveniment. Organizatorii dedicați au drepturi doar asupra evenimentului lor, fără să vadă celelalte rezervări.
Ne putem schimba textele emailurilor trimise automat?
Da. Toate textele, adică confirmarea cererii, biletul de cazare, amintirea zilei de sosire și mulțumirea de la plecare, pot fi schimbate de către părinți, după specificul și tradiția mănăstirii. Puteți adăuga binecuvântări, citate patristice sau îndrumări practice. Se păstrează și un istoric al înștiințărilor trimise, cu verificarea trimiterii.
Pot lucra mai mulți părinți în platformă, fiecare cu drepturile lui?
Da. Platforma poate fi folosită de mai mulți părinți deodată, fiecare cu drepturile lui. Părintele stareț poate vedea totul, părintele arhondar are acces la cazări, iar organizatorii de tabere văd doar evenimentele lor. Drepturile se așază pe module, iar intrarea în platformă se face cu autentificare.
Platforma funcționează de pe telefon?
Da. Se deschide în browserul telefonului, fără să instalați ceva, și merge deopotrivă de pe calculator, de pe tabletă sau de pe telefon. Părintele arhondar poate vedea cererile noi, poate aproba o cazare, poate însemna sosirea unui pelerin sau poate vedea ce chilii sunt libere chiar de la poarta mănăstirii.
Avem nevoie de cunoștințe tehnice ca să o folosim?
Nu. Dacă știți să folosiți un email sau Facebook, veți putea folosi și platforma. Interfața este simplă, iar la început vă învățăm noi cum se folosește, fie online, fie venind la fața locului. Chiar și paginile site-ului public al mănăstirii se scriu cu un editor vizual, fără cunoștințe tehnice.
Unde sunt păstrate datele?
Pe serverul mănăstirii, acolo unde este așezată platforma. Nu sunt trimise nicăieri altundeva.
Mănăstirea deține datele?
Da, datele aparțin în totalitate mănăstirii. Ele se află pe serverul propriu, nu sunt trimise nicăieri și nu sunt folosite în alt scop de către cei care au făcut platforma.
Putem renunța oricând la platformă?
Da, oricând. Nu există contracte, nu există penalități și nu sunteți legați de nimic. Dacă socotiți că nu vă mai este de folos, puteți opri serverul, iar datele rămân ale mănăstirii.
Ce se întâmplă dacă proiectul nu mai este întreținut peste câțiva ani?
Platforma rămâne așezată pe serverul mănăstirii și funcționează mai departe. Nu atârnă de un serviciu din afară care s-ar putea închide într-o zi. Este făcută pe tehnologii răspândite și bine cunoscute, PHP și MariaDB, folosite de foarte multe site-uri.
Pe ce tehnologie este construită?
Cu PHP, limbaj de programare folosit de Wikipedia, Facebook și multe alte site-uri mari, și cu baza de date MariaDB. Interfața este făcută cu Bootstrap 5, biletele PDF cu cod QR sunt întocmite cu TCPDF, iar emailurile sunt trimise prin SMTP. Sunt tehnologii mature, sigure și bine cunoscute.
Platforma poate fi instalată pentru o altă mănăstire?
Da. Orice mănăstire ortodoxă din România poate cere platforma; nu există condiții de mărime, de eparhie sau de număr de pelerini. Pentru fiecare mănăstire se face o așezare a ei pe serverul ei, potrivită după rânduiala locului: modulele care nu sunt de trebuință pot fi oprite, orele de cazare și de masă se pun după obiceiul mănăstirii, iar culorile, logoul și antetul site-ului se pot schimba.
Cum înscriem sfânta mănăstire?
Completați formularul de pe pagina de înscriere, cu denumirea mănăstirii, localitatea și județul, eparhia dacă doriți, părintele sau maica de contact, telefonul și emailul, ori scrieți-ne direct la contact@biq.ro. Datele sunt folosite doar pentru a lua legătura cu dumneavoastră. Apoi vedem împreună cum se potrivește platforma rânduielii mănăstirii, o așezăm pe server și îl învățăm pe părintele care o va folosi.
Cât durează instalarea și cât de complicat este?
Instalarea nu revine mănăstirii, o facem noi, și durează câteva ore. Mănăstirea trebuie doar să aibă un server, iar noi vă îndrumăm cum poate fi obținut, și o adresă de email pentru trimiterea înștiințărilor. Așezarea pe server și învățarea părintelui care o va folosi sunt fără plată, fie online, fie venind la fața locului dacă este nevoie.
Ce facem dacă apar probleme sau avem nelămuriri după instalare?
Rămânem la dispoziția dumneavoastră. Ne puteți scrie la contact@biq.ro, iar dacă ne semnalați o problemă, o reparăm.